Seksjonssjef for eiendom Bård-Ove Pedersen. Foto: Stavanger kommune

Seksjonssjef for eiendom Bård-Ove Pedersen Foto: Stavanger kommune

Heldigital eiendomsdrift i Stavanger kommune

Hvordan kan vi oppnå full oversikt med våre rundt 500 tjenesteleverandører på eiendomsdrift i Stavanger kommune? Det var spørsmålet Bård-Ove Pedersen stilte seg for vel ett år siden. Nå ruller eiendom ut en skyløsning, integrert med egne økonomisystemer og FDV-verktøy, i første omgang for tømrertjenester.

Publisert 3. oktober 2024 av Sindre Haarr | Oppdatert 5. februar 2025

På sikt skal alle rammeavtaler for eiendomsdrift i Stavanger kommune inn på den nye løsningen. Seksjonssjef for eiendom Bård-Ove Pedersen har sammen med kollega Salih Baran hatt det hele ansvaret for realisering av prosjektet.På spørsmål om hva kommunen egentlig ønsket å løse forklarer Pedersen at de måtte erkjenne at det var uoversiktlig og mye manuelt arbeid i forvaltningen kommunens mange rammeavtaler med tjenesteleverandører.– Utfordringer er knyttet både til likebehandling, ønske om transparens og oversikt over avtalene, fortsetter han. I tillegg var vi i gang med en total omlegging av våre økonomisystemer til å bli oppgavestyrt, samt at vi ønsket oss en integrasjon mellom våre økonomi- og FDV-systemer.Pedersen forklarer at det anskaffelsesregelverket og mange små leverandører har gjort overgangen til nye rutiner krevende.– Mange små leverandører, ofte uten egen administrasjon, og skepsis til digitalisering av prosesser blant en del driftsfolk gjorde ikke jobben enklere, understreker Pedersen. I tillegg kom et strengt og lite fleksibelt rammeverk for offentlige anskaffelser. Dette gir utfordringer både for oss som oppdragsgiver og for tjenesteleverandørene. Rettferdighet og likebehandling av leverandørene er et mål for alle, men vanskelig å oppnå, sier seksjonssjefen.

Nødvendig ledelsesforankring

– Målet om et digitalt system for forvaltning av våre mange rammeavtaler med tjenesteleverandører var godt forankret i kommunens ledergruppe, understreker Pedersen: – Den viktigste årsaken til at vi nå kan implementere en helintegrert webløsning for avrop på rammeavtaler er at ledergruppen for tekniske tjenester ble involvert på et tidlig tidspunkt. – Uten en åpen holdning til innovasjon og vilje til holdningsendring internt hadde vi ikke fått til dette digitale løftet. For at vi skal lykkes i hele verdikjedene er det dessuten avgjørende at driftsfolk hos oss ser nytten av løsningen og er villige til å juster holdninger og rutiner, forsetter han.

Bedre oversikt og kontroll med anbudsprosesser

På spørsmål om hvilke gevinster Stavanger kommune kan se for seg å realisere forklarer Pedersen at interne prosesser og leverandørstyringen vil dra nytte av den nye løsningen.– Really sitt web-baserte verktøy forbedrer innkjøpsprosessene ved å automatisere og forenkle arbeidsflyten. Verktøyet gjør det enkelt å følge opp leverandører og effektiviserer interne prosesser samtidig som det forbedrer leverandørstyringen.– Vi får også bedre kontroll og oversikt over anbudsprosessene samt betydelig bedre kommunikasjon med leverandørene. En tilleggseffekt er at vi får bedre struktur på avtaleforvaltningen og økonomioppfølgingen vår.– I sum får vi reduserte kostnader, færre manuelle rutiner og mer tilfredse leverandører avslutter seksjonssjef for formålsbygg i Stavanger kommune Bård-Ove Pedersen.

Trenger du hjelp med innen FDVU-systemer og IoT? Sjekk ut Leverandørguiden

Vitec-Plania AS

Vitec-Plania AS

Impreso Norge AS

Impreso Norge AS

Guard Automation AS

Guard Automation AS