Nå får CoPilot en hånd på rattet

2024 gikk 192 av Norges 357 kommuner med underskudd. Det er et tydelig signal om at noe må endres. Vi må finne nye måter å jobbe på og da er digitale verktøy som CoPilot ikke bare en mulighet, men en nødvendighet.

Derfor har NKF og kommunene testet hvordan CoPilot fra Microsoft kan bli en ny samarbeidspartner i byggesaksbehandlingen.

– Vår jobb i NKF er å støtte kommunene i deres arbeid som samfunnsbyggere. Når vi ser hvordan kunstig intelligens kan bidra til å frigjøre tid og styrke kvaliteten i byggesak, er det naturlig at vi griper muligheten, sier Jon Adler Torp, rådgiver for byggesak i NKF.

Han forteller at ideen om CoPilot-prosjektet ble født under et nettverksmøte i Molde.

– Hva kan vi gjøre med KI i byggesak, spurte deltakerne. Det ble starten på et samarbeidsprosjekt mellom NKF og Microsoft, med mål om å utforske hvordan CoPilot kan brukes i kommunal saksbehandling.

Var en av de første

En av dem som har deltatt i prosjektet er avdelingsleder for byggesak og geodata i Molde kommune, Gudrun Holm. Hun og Molde kommune var blant de første som sa ja til å bli med.

– Vi hadde perioder med lav bemanning og mange rutinepregede oppgaver, spesielt å sammenfatte nabomerknader og høringsuttalelser. Da så vi et potensial i CoPilot, sier Holm.

Siden januar har deltakerne lært alt fra hvordan Microsoft jobber med sikkerhet, hvordan de kan formulere spørsmål mer presist og hvordan man kan lage tabeller og illustrasjoner med CoPilot.

– Det har vært utrolig verdifullt å få lære direkte fra Microsofts egne eksperter. Vi har fått innsikt i hvordan CoPilot er bygget opp, hvilke begrensninger som finnes, og hvordan vi best kan bruke det på en måte som ivaretar både personvern og kvalitet, forteller Jon Adler Torp.

– Det er fortsatt en læringskurve, men vi har fått god støtte underveis og ser at vi kan bruke det til mye mer enn vi trodde i starten, legger Holm til. Hun trekker frem at bruken har inspirert kolleger til å teste teknologien også i andre arbeidsoppgaver.

En aktiv partner

Microsoft har vært en aktiv og tett samarbeidspartner i prosjektet. I tillegg til å stille med tekniske spesialister og rådgivere, har de bidratt til en opplæring som er skreddersydd for kommunene. To av dem som har bidratt stort fra Microsoft er Helge Johansen og Lora Temelkova som jobber i avdelingen Modern Work.

– Vi er imponert over hvor fremtidsrettet mange av deltakerne har vært. Det har vært veldig verdifullt for oss og få en praktisk innsikt i hvordan generativ KI kan fungere i kommunal sektor. Vi har jo sammen fått utforske nye arbeidsformer for kommuneansatte som har vært lærerikt for oss også, sier Temelkova som er teknisk spesialist hos Microsoft. test

Hun understreker også at prosjektet har vist hvor viktig samarbeid mellom kommunesektoren, leverandører og fag-miljøer er for å utvikle gode systemer videre.

– Vi jobber stort med kompetanseløft sammen med både fagorganisasjoner og Digital Norway. Målet er jo å øke kunnskapen om hvilke oppgaver generativ KI som CoPilot kan løse i det daglige, legger Johansen som er avdelingsleder for Modern Work til.

Ikke bare en dans på roser

En utfordring flere av deltakerne har støtt på er tilgangen til full CoPilot-lisens. Mange har foreløpig kun tilgang til de enkleste versjonene gjennom eksisterende Microsoft 365-avtaler.

Den største begrensningen med den enkleste versjonen er at den ikke har tilgang til å søke i filene brukeren har tilgang til. NKF erfarer at det kun er 60% av kommunene som har gitt tillatelse til å få full CoPilot-lisens.

– Vi merket at det er stor usikkerhet hos mange IKT-avdelinger. De kjenner ikke teknologien godt nok ennå, og blir redselen for å gjøre feil fort en bremsekloss. Derfor har vi brukt mye tid på å lære hvordan CoPilot faktisk fungerer, og hvordan data behandles sikkert. Det har vært viktig for å bygge tillit og trygghet rundt bruken, forklarer Torp.

Han legger til at han synes det er litt trist at så mange får nei, spesielt når Regjeringen har satt et mål om at 80% av statlige virksomhetene skal bruke KI ved utgangen av 2025.

Digitaliseringsministeren kunne i april rapportere at allerede 70% av de statlige virksomhetene hadde tatt kunstig intelligens i bruk i sitt daglige arbeid, en dobling fra høsten 2023.

Temelkova forklarer at manglende Co-Pilot-lisenser hos noen av deltakerne gjorde at de måtte gjennomføre opplæringen på en annen måte enn vanlig.

– Det har ført til at vi måtte legge oss på et mer teoretisk nivå enn hva vi opprinnelig ønsket oss. Vi har brukt en del ekstra tid på sikkerhet og på hvilke begrensninger IKT i kommunene selv kan sette for hva CoPilot har tilgang til, forteller hun.

– Heldigvis er dette bare starten på et initiativ. Jeg er godt fornøyd med hvor langt vi har kommet, og håper at over sommeren, når forhåpentligvis flere har fått lisensen, kan vi lære ennå mer praktisk sammen, legger hun til.

Hva skjer videre?

– Neste steg blir å oppsummere erfaringene og vurdere hvordan vi kan jobbe videre med tilsvarende kurs for enda flere av våre medlemmer. Dette er absolutt noe vi skal jobbe videre med. Vi ser hvilken retning samfunnet er på vei og har ingen planer om å la kommunalteknikken henge bak, sier Torp.

NKF vil i høst jobbe videre med veiledningsmateriell og kurs slik at kommuner som ønsker å ta i bruk CoPilot, får en lettere vei inn.

– På lang sikt ønsker NKF å bli en del av den nasjonale KI-satsningen for å skape en nasjonal KI-assistent for byggesak som vil kunne svare på spørsmål om loven fra saksbehandlere, uavhengig av kommunen de jobber i, avslutter Torp.